Datenschutzerklärung

1. Einleitung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Informationen wir sammeln, wenn Sie die Website, Dienstleistungen, Produkte und Inhalte („Dienstleistungen“) von Synote nutzen. Sie enthält auch Informationen darüber, wie wir diese Informationen speichern, übertragen, verwenden und löschen, und welche Wahlmöglichkeiten Sie in Bezug auf diese Informationen haben.

Diese Erklärung gilt für das Meeting- und Transkriptionstool von synote, einschließlich der Website und der Webanwendungen, sowie für andere Interaktionen (z. B. Kundendienstgespräche, Benutzerumfragen und Interviews), die Sie mit synote führen.

Diese Erklärung gilt, wenn wir als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten der Nutzer unserer Dienste agieren. Mit anderen Worten, in den Fällen, in denen wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten bestimmen. Für Inhalte und Daten, die Sie in den Dienst hochladen oder über den Dienst zur Verfügung stellen („Benutzerinhalte“), sind Sie dafür verantwortlich, dass diese Inhalte mit unseren Nutzungsbedingungen übereinstimmen und dass die Inhalte die Privatsphäre anderer Benutzer nicht verletzen.

2. Datenerhebung
Wir bei synote verpflichten uns, die Privatsphäre unserer Nutzer zu schützen. Unser Geschäftsmodell basiert auf der Bereitstellung eines kostenpflichtigen Dienstes für die Aufzeichnung und Transkription von Meetings und stützt sich nicht auf die Erhebung allgemeiner Nutzerdaten. Wir sammeln nur die Informationen, die wir benötigen, um Ihnen den Dienst zur Verfügung zu stellen und um den Dienst weiter zu pflegen und zu entwickeln.

synote hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre Aufzeichnungen und Transkripte, es sei denn, Sie gewähren den Zugriff für den technischen Support. Auch in diesen Fällen wird nur auf Aufzeichnungen und Transkripte zugegriffen, für die der Support-Mitarbeiter Zugriffsrechte hat.

synote kann verschiedene Arten von Daten mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen sammeln, speichern und verarbeiten, wie unten aufgeführt. Wir verkaufen keine Daten an Dritte.

Nutzungsdaten
Wenn Sie mit unseren Diensten interagieren, sammeln und verarbeiten wir Metadaten, um zusätzlichen Kontext über die Art der Nutzung zu liefern. Diese Daten umfassen IP-Adresse, geografischen Standort, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem, Verweisquelle, Dauer des Besuchs, Seitenaufrufe, Navigationspfade und Informationen über den Zeitpunkt, die Häufigkeit und das Muster Ihrer Nutzung. Diese Nutzungsdaten stammen von unseren Servern und Tracking-Systemen.

Produktanalytische Daten
synote protokolliert Aktivitäten von Nutzern, wenn sie mit unserer Website oder App interagieren, Seiten besuchen oder Gespräche führen. Wir greifen niemals auf den Inhalt von Gesprächen zu, es sei denn, der Nutzer hat ausdrücklich darum gebeten.

Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte
Wir benachrichtigen Teilnehmer per E-Mail, Kalender-Benachrichtigung oder Chat, wenn sie einer Besprechung beitreten, die aufgezeichnet wird. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, die Besprechung zu verlassen. Sie sind dafür verantwortlich, die Zustimmung aller Teilnehmer zur Aufzeichnung einzuholen. Die Transkripte, die personenbezogene Daten enthalten können, werden ebenso behandelt wie die Aufzeichnungen. synote greift nicht auf diese Aufzeichnungen oder Transkripte zu, es sei denn, der Nutzer fordert dies ausdrücklich an.

Technische Protokolldaten
Unsere Server sammeln automatisch Informationen, wenn Sie auf unsere Website oder Dienste zugreifen, einschließlich Ihrer IP-Adresse, Browserinformationen und Besuchsdaten. Diese Protokolldaten helfen uns, die Nutzung zu analysieren und technische Probleme zu identifizieren.

Geräteinformationen
Synote sammelt Informationen über die Geräte, mit denen auf unsere Dienste zugegriffen wird, einschließlich Gerätemodell, Betriebssystem und Einstellungen. Je nach Gerät und Einstellungen können diese Daten variieren.

Cookies
Synote verwendet Cookies auf der Website und in anderen Bereichen unserer Dienste. Cookies sind kleine Datenstücke, die Ihr Browser auf der Festplatte speichert und die uns helfen, den Service bereitzustellen. Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren, jedoch können dann bestimmte Funktionen unserer Dienste eingeschränkt sein.

Standortinformationen
Wir verwenden Standortdaten von Geräten, die Sie verwenden, um uns bei der Bereitstellung unserer Dienste zu unterstützen. Diese Daten helfen uns, Ihren ungefähren Standort zu bestimmen. Standortinformationen werden nur mit Ihrer Zustimmung erfasst.

Kundensupport-Informationen
Wenn Sie unseren Kundensupport kontaktieren, können wir Informationen über Ihr Konto und die Nutzung unserer Dienste sammeln, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Produkt- und Marketingkommunikation
Wenn Sie sich für unseren Newsletter oder Marketing-Mitteilungen anmelden, verwenden wir Ihre Daten, um Ihnen relevante Informationen zu senden. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie uns kontaktieren.

Zahlungsinformationen
Kunden, die eine kostenpflichtige Version unserer Dienste erwerben, übermitteln uns Zahlungsdaten wie Kreditkarteninformationen. Diese werden verarbeitet, um die gekauften Dienste bereitzustellen.

Dienst- und Transaktionsbenachrichtigungen
Wir senden Ihnen wichtige Benachrichtigungen zu Ihrem Konto und Änderungen an unseren Diensten. Diese Benachrichtigungen sind für die Nutzung unserer Dienste erforderlich.

Korrespondenzdaten
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns bei der Teilnahme an Umfragen, Forschungsinterviews oder bei der Bewerbung für Stellen zur Verfügung stellen.

3. Datenverwendung
synote verwendet die gesammelten Daten zu verschiedenen Zwecken:

(1) Bereitstellung und Aufrechterhaltung unseres Dienstes: Um Ihnen die Funktionen der Meeting-Aufzeichnung, Transkription und Automatisierung der Nachbereitung bereitzustellen und kontinuierlich zu verbessern.

(2) Änderungen an unserem Dienst: Sie werden über Änderungen oder wichtige Aktualisierungen der Funktionen und Dienstleistungen von synote informiert.

(3) Teilnahme an interaktiven Funktionen: Um Ihnen interaktive Funktionen wie Echtzeit-Transkriptionen und Automatisierungsoptionen zur Verfügung zu stellen, wenn Sie dies wünschen.

(4) Kundenbetreuung: Zur Beantwortung Ihrer Anfragen und zur Bereitstellung von Support, falls erforderlich.

(5) Sammeln von Analysen oder wertvollen Informationen: Diese Informationen helfen uns, den Dienst zu verbessern und die Benutzererfahrung zu optimieren.

(6) Überwachung der Nutzung des Dienstes: Zur Überwachung und Analyse der Nutzung, um technische Probleme zu erkennen und Lösungen zu implementieren.

(7) Erkennung, Verhinderung und Behebung technischer Probleme: Sicherstellung einer kontinuierlichen und störungsfreien Nutzung des Dienstes.

(8) Erfüllung anderer Zwecke, für die Sie uns Informationen zur Verfügung gestellt haben: Wenn Sie uns personenbezogene Daten bereitstellen, verwenden wir diese ausschließlich für den angegebenen Zweck.

(9) Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen: Wir verarbeiten Daten zur Rechnungsstellung, Vertragsabwicklung und zur Durchsetzung unserer Rechte, die aus unseren Nutzungsbedingungen resultieren.

(10) Mitteilungen über Ihr Konto und/oder Abonnement: Sie erhalten Benachrichtigungen zu Ihrem Konto, zu Änderungen Ihrer Abonnements oder Preisen.

(11) Neuigkeiten und Angebote: Wenn Sie sich dafür entschieden haben, erhalten Sie Mitteilungen zu Neuigkeiten, Sonderaktionen oder Produkten, die mit Ihrem aktuellen Service in Verbindung stehen.

(12) Für jeden anderen Zweck mit Ihrer Zustimmung: Alle weiteren Verwendungen, die Sie explizit autorisieren.

4. Datenaufbewahrung
Personenbezogene Daten, die wir für einen oder mehrere Zwecke verarbeiten, werden nicht länger aufbewahrt, als es für diesen Zweck oder diese Zwecke erforderlich ist.

Transaktionsdaten: Werden mindestens 5 Jahre und höchstens 10 Jahre nach der Transaktion aufbewahrt.
Kontoinformationen: Diese werden solange gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen oder auf andere Weise den Dienst beenden.
Produkt- und Marketingkommunikation: Diese Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie Sie Ihre Zustimmung zur Nutzung gegeben haben.
Nutzungsdaten: Werden gespeichert, soweit sie für historische und statistische Analysen von Produktentscheidungen und der technischen Überwachung erforderlich sind.
Sensible Daten (wie Sitzungstranskripte und -aufzeichnungen): Diese werden standardmäßig nach 3 Monaten Inaktivität für einen Nutzer gelöscht.

Ihre personenbezogenen Daten können auch aufbewahrt werden, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder im Fall von vitalen Interessen.

5. Datenübertragung

Wir können Ihre Daten in bestimmten Fällen an Dritte weitergeben, unter folgenden Umständen:

(1) Mit Ihrer Zustimmung: Wenn Sie uns ausdrücklich erlauben, Daten zu teilen.

(2) An Dienstleister oder Partner: Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die unsere Datenschutzstandards erfüllen und mit denen wir einen Vertrag zur Verarbeitung Ihrer Daten haben. Diese Dienstleister sind notwendig, um den Service bereitzustellen (z. B. Hosting, Transkriptionsdienste).

(3) Rechtliche Verpflichtungen: Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, wie zum Beispiel aufgrund einer gerichtlichen Vorladung oder einer anderen rechtlichen Anordnung.

(4) Schutz der lebenswichtigen Interessen: Wenn wir glauben, dass eine Weitergabe notwendig ist, um einer Person Schaden zu ersparen oder illegale Aktivitäten zu verhindern.

Unsere Partnerkategorien umfassen:

Hosting-, Infrastruktur- und Speicheranbieter
Zahlungsabwickler
Anbieter von Analysetools
Anbieter von Kundensupport-Tools
Anbieter von Marketing- und E-Mail-Diensten

6. Sicherheit der Daten

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören beispielsweise verschlüsselte Übertragungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist streng auf Mitarbeiter, Partner und Auftragnehmer beschränkt, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle Beteiligten sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir haben außerdem Prozesse implementiert, um potenzielle Datenschutzverletzungen zu erkennen, zu melden und zu beheben. Sollten wir gesetzlich dazu verpflichtet sein, informieren wir Sie und die zuständigen Behörden unverzüglich über etwaige Sicherheitsvorfälle.

Trotz aller Bemühungen, Ihre Daten zu schützen, kann keine Methode der elektronischen Speicherung oder der Internetkommunikation als 100% sicher garantiert werden. Daher übernehmen wir keine Haftung für die Sicherheit Ihrer Daten außerhalb unserer Kontrolle.

7. Ihre Rechte

Als Nutzer haben Sie verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich:

Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit erfahren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen gespeichert haben.
Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Bedingungen verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen eingeschränkt wird.
Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen beruht.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Die Rechte sind nicht absolut, und Sie können mehr über Ihre Rechte in der allgemeinen Datenschutzverordnung der EU, Kapitel III, oder unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_en lesen.

Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, können Sie sich wie unten beschrieben an uns wenden. Wir weisen Sie aber auch darauf hin, dass Sie eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einreichen können. Als deutsches Unternehmen nutzt synote den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit als Aufsichtsbehörde. Weitere Informationen finden Sie auf deren Website: https://www.bfdi.bund.de/EN/Home/home_node.html. Sie können sich an Ihre nationale/staatliche Aufsichtsbehörde wenden, aber synote wird den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit als unsere federführende Aufsichtsbehörde beibehalten.

8. Datenschutz von Kindern

synote richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren und erhebt oder verarbeitet keine personenbezogenen Daten von ihnen wissentlich. Sollten wir erfahren, dass personenbezogene Daten eines Kindes ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten erhoben wurden, werden wir diese unverzüglich aus unseren Systemen löschen. Eltern oder Erziehungsberechtigte können uns hierzu unter info@synote.io kontaktieren.

9. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie zu aktualisieren, um Änderungen unserer Dienste, rechtlicher Anforderungen oder anderer relevanter Gründe Rechnung zu tragen. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen vor deren Inkrafttreten per E-Mail oder über unseren Dienst mitteilen.

Indem Sie synote nach dem Inkrafttreten der Änderungen weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit der aktualisierten Richtlinie einverstanden. Sollten Sie mit den Änderungen nicht einverstanden sein, können Sie Ihr Konto jederzeit löschen.

10. Unternehmenserwerb

Falls synote an einer Fusion, Übernahme, Insolvenz, Restrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt ist, kann es erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten an Dritte übertragen werden. In diesem Fall informieren wir Sie rechtzeitig im Voraus und geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten vor der Übertragung zu löschen.

11. Kontakt

Für Anfragen oder Anliegen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an uns unter info@synote.io oder schriftlich an die folgende Adresse:

synote UG i.G. (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Deutschland